Recentemente mi è stato chiesto di realizzare un sito web per una manifestazione della zona in cui vivo. Ho guardato in giro, ho sbirciato siti dedicati a manifestazioni ed eventi, ho letto guide e articoli vari nel web.

Quali sono gli elementi essenziali che non devono mancare nei siti web per eventi?

Data, luogo, anno e dove: ovunque nel sito!

Mi sono imbattuto diverse volte in siti per eventi che indicavano giorno, mese, luogo ma non…l’anno! Molti si dimenticano che i siti web continuano a vivere anche quando la manifestazione è conclusa.

Il bottone “registrati”: ovunque nel sito!

Ecco un elemento che deve essere onnipresente in un sito dedicato ad un evento. L’obiettivo è quello di ottenere registrazioni, pertanto non solo dovrebbe apparire in ogni pagina, ma almeno due volte (in alto e in basso) all’interno della stessa pagina.

Modulo Newsletter: ovunque nel sito!

Deve apparire un po’ ovunque anche il modulo per l’iscrizione alla newsletter. Non tutti gli utenti che visitano il sito sono sicuri di poter essere liberi quel dato giorno a quella data ora. Se gli “indecisi” si iscrivono alla newsletter, pochi giorni prima dell’evento una mail “reminder” può incrementare il numero delle registrazioni.

Al termine dell’evento la newsletter può essere usata come ringraziamento o come mezzo per allegare materiale relativo al workshop. La newsletter è essenziale!

Descrivere bene i relatori

Sul palco dell’evento si alterneranno diversi relatori? Per ognuno di loro deve essere presente una scheda riassuntiva. Gli ospiti vogliono conoscere tutto dei relatori che ascolteranno. Ho partecipato a diversi eventi-conferenze nell’ambito social media marketing; spesso i presenti, durante l’intervento di un relatore, “googlano” (mamma mia, orribile questa parola) nome e cognome di chi stanno ascoltando.

Ecco perchè sarà molto apprezzata una scheda per ogni relatore. Sulla scheda si potranno riportate le loro competenze, di cosa parleranno, la loro storia, il loro sito web e i vari canali social.

Programma dettagliato e preciso

I cambiamenti dell’ultim’ora ci stanno. Soprattutto in un paese come il nostro, l’Italia, che non spicca certo per puntualità e organizzazione. Nel sito non deve mancare un programma dettagliato che può essere aggiornato al volo anche in caso di contrattempi. Attenzione, non mi riferisco al pdf allegato che puoi scaricare sul tuo dispositivo. Meglio indicare il programma direttamente sul sito, giorno per giorno, ora per ora.

Indicare i motivi che rendono l’evento imperdibile

Un po’ di sano marketing non guasta. Il sito deve essere accattivante e deve incuriosire gli utenti. Perchè questo evento è imperdibile? Che cosa “mi porto a casa” dopo aver assistito agli interventi dei vari relatori? Quali sono i vantaggi per il mio lavoro che ottengo dopo un evento del genere?

Immagini e video delle edizioni passate

Se l’evento è stato organizzato anche in passato, consiglio di inserire una sezione dedicata alle edizioni precedenti. Corredata di immagini, brevi video, infografiche e slide. Contenuti di questo tipo permettono agli utenti di farsi un’idea dell’evento che assisteranno.

Mappa di Google e sito responsive

Hai notato che le persone non annotano più l’indirizzo del posto che devono visitare? Con lo smartphone posto sul parabrezza della macchina cliccano direttamente la mappa di Google inserita nel sito della destinazione. Siamo diventati talmente pigri che non ci segniamo più su un foglietto “via numero e località”.

A proposito di smartphone. Il sito web dell’evento è responsive vero? Oppure pensi ancora che la gente usa solo il computer per navigare su internet?

Siamo in Italia, suggerisci dove pranzare

Alcuni siti di eventi pubblicano informazioni su come rifocillarsi tra una conferenza e l’altra. Magari indicando strutture nei dintorni convenzionate con l’evento. Un altro servizio utile, che noi italiani sappiamo apprezzare.

L’ultimo consiglio: sfruttare i social media

Ogni evento deve avere il suo hashtag ufficiale. Va indicato sul sito, sul canale twitter, sulla pagina Facebook e Google Plus dell’evento.

Non pensi di usare i social media per promuovere l’evento che stai organizzando? Ahia… 😉

Un sito evento ben realizzato? Quello di Mashable Social Media Day per esempio

Ecco il sito dedicato all’evento Mashable Social Media Day. Un esempio calzante di come si realizza un sito per una serie di conferenze. A proposito, lunedì 29 giugno sarò presente e tu?

Conclusioni. Perchè prestare attenzione quando si realizza un sito per un evento?

• Perchè è una questione di comunicazione, se comunichi bene il tuo evento, probabilmente anche l’evento comunicherà bene.
• Perchè è un’occasione per fare marketing.
• Perchè è una questione di personal branding, di immagine, di reputazione.
• Perchè è un servizio che rivolgi ai tuoi visitatori.
• Perchè è il tuo biglietto da visita digitale, fare subito un’ottima impressione significa essere a metà dell’opera!