I veri obiettivi quando si organizza un evento sui social? Vendere biglietti e realizzare qualcosa di memorabile. Sbagliato. E’ ottenere tutto questo senza sclerare. Il segreto per evitare l’esaurimento? Basta organizzarsi e divertirsi al tempo stesso.
Il pre-evento: creare l’attesa, lasciando poco spazio all’improvvisazione
Sarebbe bello poter organizzare un evento sui social fissando solo la data e il luogo, presentandosi con le proprie slide sulla chiavetta usb, facendo il proprio speech, intascando i soldi per poi tornare a casa felici e contenti.
A meno che tu non sia il guru super pagato, sarai “costretto” a dare il tuo contributo di visibilità sui social all’evento stesso.
Riassumo alcune idee per rendere più efficace tale contributo:
- Post sulla pagina Facebook dell’evento
- Tweet a raffica, (senza spammare), menzionando i relatori con i rispettivi account, utilizzando l’hashtag ufficiale
- Articoli sui blog dei relatori, o sul blog del sito web dell’evento
- Storie quotidiane su Instagram
- Una presentazione ufficiale attraverso una diretta sui Social
- La video presentazione, oppure, una serie di video per il canale YouTube.
Do’ per scontata l’esistenza di una landing page, può essere anche “soltanto” la pagina dell’evento su Eventbrite. Non dimentichiamoci anche uno strumento potente come la newsletter.
L’improvvisazione deve essere bandita. L’ideale è creare un calendario editoriale, condiviso tra i membri del team che organizza l’evento. I post in uscita non devono essere frutto del momento a seconda della creatività del giorno. Tutti i collaboratori devono essere al corrente del contenuto digitale in programmazione per quel giorno alla data ora.
Infine, altrettanto fondamentali, le copertine dei vari social aggiornate con la grafica dell’evento. Concludo con la firma nelle mail, magari usando l’utilissimo Wisestamp.
Tante idee su come organizzare un evento sui social le trovi anche in questo articolo.
La potenza del “dietro le quinte”
Mai sottovalutare la potenza comunicativa del “dietro le quinte”. Sia quello durante le settimane precedenti (una bella foto del team al lavoro), sia quello a ridosso dell’evento (poco prima dell’inizio).
Foto e video del dietro le quinte sono fondamentali per accorciare le distanze tra pubblico e relatori/organizzatori. Ho notato che questi contenuti raggiungono nuove persone che erano sfuggite al buzz generato in precedenza.
Il dietro le quinte crea aspettative riguardo l’evento, oppure può generare discussione e curiosità tra gli utenti sui social (con effetti mooolto positivi sulla visibilità).
Un esempio? La classica foto del “cosa mi metto per l’evento?”
Durante l’evento, giocando d’anticipo
Ormai mi sono fatto una certa “esperienza” di eventi sui social. Partecipo come spettatore dal 2013, ricordo ancora la mia prima (bellissima) social media week.
Nonostante siano passati ben 4 anni (un’eternità per la cognizione del tempo digitale), vedo che gli account ufficiali degli eventi commettono ancora l’errore di condividere le slide al momento, magari con foto e video girati in tempo reale.
Basterebbe avere le slide in anticipo, almeno di una settimana, per poter organizzare i contenuti, preparare i tweet e i post pronti per la condivisione durante il live tweeting.
Organizzare un evento sui social significa anche: mai dimenticarsi l’angolo del selfie. Durante le pause nei workshop la classica fotina stupidina tutti insieme con la cornice o con un tabellone alle spalle, si traduce in scatti virali che aumentano popolarità e visibilità dell’evento stesso.
E il dopo evento? Tutti a casa?
Alla fine dell’evento tutti a bere e a magnare ovviamente. E invece no! Il lavoro continua proprio nel post evento.
Un’idea è quella di mandare un feedback ai presenti, tramite un questionario, per capire quali punti hanno avuto successo e quali invece necessitano riflessioni.
In questa #SelfieIntervista, Marco Colombo, collega nell’ambito della comunicazione digitale, fondatore di KailashWeb, azienda partner di SocialDaily, ci racconta in breve le chiavi per organizzare un evento sui social.
Alla fine del video scoprirai il vero segreto per non sclerare prima, durante e dopo l’evento, ovvero, divertirsi mentre lo si organizza.
Organizzare un evento sui social, conclusioni (con infografica)
Non è un articolo esaustivo. Bisognerebbe parlare anche di campagne ads mirate, di contatti sul territorio tramite i media tradizionali e di molto altro ancora.
Da appassionato di infografiche, concludo con questo interessante contenuto che rivela 4 modi per mettere il turbo agli eventi grazie ai social media.
&
